Как проводить тендеры: пошаговая инструкция

Приведем три из них:

  • запросы офферт;
  • открытые торги;
  • электронные торги. Закупка/продажа товаров, работ и услуг посредством проведения торгов онлайн на понижение/повышение.

Хочется обратить внимание на то, что последний тип тендеров, в котором определяющим фактором является исключительно цена, на наш взгляд, применим к стандартизированным товарам, т. е. к товарам, свойства которых предопределены ДСТУ (ГОСТом). И применять процедуру такого тендера, например, к разработке веб-сайтов не очень корректно.

Во-первых, даже при одинаковом исходном брифе все будущие исполнители видят проект по-своему, и вы фактически выбираете тех, чей опыт или видение наиболее вам импонируют.

Во-вторых, хотя вы в конечном итоге покупаете готовый продукт в виде веб-сайта, вы в том числе покупаете и проект/услугу по его разработке и внедрению, что сродни консалтинговому проекту. В этом случает вы, прежде всего, выбираете компанию-поставщика, а не спецификацию и стоимость.

Глядя на множество подходов и процедур, которые изобретают компании, выбирая поставщика услуг по веб-разработке, мы составили определенные рекомендации, как организовать процедуру тендера.

Рекомендации по проведению тендеров для выбора подрядчика на web production (web development)

Все программные и дизайнерские решения, которые компания создает для размещения в интернете, являются частью ее общей коммуникации с потребителями, партнерами, инвесторами и другими аудиториями.

Поэтому на этапе выбора подрядчика желательно четко понимать, какая специализация компании-подрядчика нужна вам на данном этапе развития коммуникации в интернете.

Предварительный этап

Выбор типологии компании-подрядчика. Сегодня на рынке представлены:

  1. Медиа — (диджитал-) агентства. Их ключевые компетенции: разработка медиастратегии, построение медиаплана и баинг (размещение) на интернет-площадках;
  2. Диджитал-агентства. Ключевые компетенции: разработка стратегии коммуникации в диджитал-каналах, разработка креативной стратегии и креативных материалов, SMM-стратегии (может выделяться в отдельное подразделение или агентство). На данном этапе развития рынка функцию диджитал-агентств принимают на себя специализированные отделы в креативных или FSAA;
  3. Агентства, которые занимаются поисковым продвижением (SEO);
  4. Агентства мобильного маркетинга;
  5. Digital production (в США более распространен термин web development). Ключевые компетенции: веб-дизайн, UI-дизайн, front — и back-end программирование. Результатами конечной работы являются веб-сайты, приложения для социальных сетей, приложения для iOS — и Android-устройств, интернет-баннеры и др.

Желательно ставить задачи агентствам в соответствии с их специализацией. Допустимо, конечно, ставить задачу в комплексе одному исполнителю. Примеры:

А) Проведение розыгрыша призов для покупателей торговой марки, с активацией промокодов с упаковок. В этом случае задачу по созданию мини-промосайта для проведения такого розыгрыша можно поручить диджитал-агентству.

Б) Проведение медиакампании в интернете. В этом случае разработку баннеров можно доверить интернет-медиаагентству.

В любом случае, при выборе подрядчика и привлечении субподрядчика вам желательно знать всю цепочку, с одной стороны, а с другой — в сложных задачах разделять проект на два этапа и привлекать специализированное агентство.

Если в рамках тендера для решения нескольких задач вы привлекаете агентства/компании разного типа, следует внимательно следить, чтобы критерии, по которым вы оцениваете работу, соответствовали специализации агентства. Например, выбор подрядчика по производству промосайта не привязывался к показателям эффективности кампании в целом.

В том случае, когда вы определили, что для выполнения ваших задач вам необходима именно компания digital production (web development), мы рекомендуем следующую процедуру проведения тендера.

Этап 1. Отбор участников тендера

  • уровень работ, их сложность, качество дизайна соответствуют вашим ожиданиям, требованиям и представлениям о будущем продукте;
  • уровень цен компании и возможный размер бюджета соответствуют вашим возможностям, бюджету данного года и пр.

Такой отбор позволит избежать взаимной неудовлетворенности в будущем.

Как мы рекомендуем проводить данный этап:

1. Отобрать до десяти агентств, запросить портфолио. Из присланных портфолио оставить 5-7 компаний для дальнейших переговоров.

2. Отобранным агентствам разослать приглашение к участию в тендере и бриф. Пригласить на встречу. Если бриф достаточно детализирован, можно попросить сделать предварительную оценку проекта с достоверностью +/- 30%, тем самым определив, кто из компаний вам подходит, поскольку стоимость может отличаться в несколько раз. Вы должны понимать, что на данном этапе, стоимость является приблизительной (только если вы не даете детализированное ТЗ), и окончательная смета может быть сформирована только после первого этапа проекта –написания ТЗ или построения прототипа со спецификацией.

3. На встрече следует обращать внимание на следующие нюансы:

  1. Понимание агентством последних трендов в дизайне, технологиях;
  2. Понимание задач, которые стоят перед создаваемым продуктом;
  3. Готовность объяснить/отстоять свою точку зрения перед клиентом;
  4. Четко объяснить заказчику этапы проекта и правила управления им, управления объемом проекта и бюджетом.
  5. В качестве дополнительной опции вы можете попросить агентство подобрать примеры уже существующих в мире сайтов, можно из других товарных категорий, которые они использовали для вдохновения при работе с вашим проектом как с точки зрения дизайна, так и с точки зрения навигации. Здесь вы поймете, насколько одинаково вы смотрите на мир.

На данном этапе важны такие нюансами соблюдения процедуры:

  1. Все участники должны получить одинаковый бриф
  2. Вопросы, задаваемые участникам, должны быть одинаковыми
  3. Состав участников встреч со стороны заказчика не должен меняться

В принципе, на данном этапе тендер может быть закончен. Вы увидите компании, которые соответствуют вашим ценовым ожиданиям, а при проведении презентаций сможете выбрать компанию, с которой вы просто мечтаете работать.

Этап 2. Креативный/дизайнерский тендер

Если по каким-либо причинам вам необходимо в рамках тендера увидеть результаты работы компаний именно над вашим продуктом, то проводится вторая часть тендера, в рамках которого вы ставите задачу агентствам по созданию дизайнерского продукта.

К данному этапу рекомендуется приглашать не более трех компаний.

Разработка предложений требует от агентства существенных материальных и временных затрат. Данный этап рекомендуется делать оплачиваемым, либо объявить компаниям рамки будущего бюджета, чтобы участники тендера были мотивированы к участию в нем. Это подтверждает серьезность намерений рекламодателя и позволяет агентствам привлекать больше ресурсов для разработки предложения.