Основным способом государственных закупок являются тендеры — способ выдачи заказов на поставку товаров, предоставление услуг или проведение подрядных работ по заранее объявленным в конкурсной документации условиям, в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности.

Государственный контракт заключается с победителем такого тендера — участником, подавшим предложение, соответствующее требованиям конкурсной документации и содержащее наилучшие условия (не обязательно — минимальное по цене).

Конкурсы подразделяются на открытые и закрытые, могут проводиться в один или два этапа. В открытых конкурсах (тендерах) могут участвовать любые правомочные поставщики.

Когда предметом конкурса является контракт на поставку технически сложных товаров (работ, услуг) производимых ограниченным числом поставщиков (исполнителей), а так же когда речь идет о закупках, связанных с государственной тайной (поставки на нужды обороны и госбезопасности) проводятся закрытые тендеры. В этом случае в конкурсе могут принять участие только поставщики, получившие персональное приглашение.

Двухэтапные тендеры (открытые или закрытые) организуются в случае закупок сложной продукции, когда заказчику затруднительно четко сформулировать требованию к предмету конкурса или необходимо провести переговоры с поставщиками (исполнителями) в целях определения их возможностей решить стоящую задачу. Чаще всего данный способ используется при проведении конкурсов на заключение государственного контракта на выполнение научно — исследовательских, опытно — конструкторских и технологических работ (НИОКР), а также в строительстве.

Такой подход позволяет заказчику ознакомиться с возможностями поставщиков и, оценив их (существующие на рынке методики, технологии и т. п.) формулировать свои требования.

При проведении двухэтапного тендера участники на первом этапе подают свои предложения без указания цены. Изучив предложения, организатор конкурса может внести изменения и дополнения в конкурсную документацию. На втором этапе участники повторно подают свои предложения (с учетом изменений в требованиях организатора конкурса) с указанием цен поставляемых товаров (услуг, работ).

Другие способы закупок, такие как запрос ценовых котировок и закупки у единственного источника, должны применяться либо при небольших объемах закупок (менее 250 000 руб.), либо в особых случаях по специальному разрешению контролирующего органа — Минэкономразвития Российской Федерации. Однако на практике госзаказчики иногда нарушают этот принцип, проводя такие закупки безо всяких согласований. Иногда так же закупка искусственно разбивается на мелкие лоты, чтобы избежать проведения конкурса и организовать запрос котировок.

Запрос ценовых котировок производится не менее чем у трех поставщиков. Каждый участник подобных закупок может предложить только одну ценовую котировку.

При этом закупка может проводиться даже в случае, когда после запроса установлено, что лишь один поставщик способен выполнить заказ — в этом случае проводится закупка у единственного источника.

Классификация тендеров

Сегодняшние тендеры отличают несколько принципов, по которым их можно классифицировать. Например, по составу участников, тендеры бывают открытыми, закрытыми и с ограниченным числом участников. По допустимости изменения тендерных требований: одноэтапные тендеры (переговоры запрещены) и двухэтапные (переговоры допускаются).

По составу участников:

• Открытые тендеры

В тендере могут принимать участие любые организации. О проведении открытых тендеров публикуются объявления в периодической печати. Большое число участников обостряет конкуренцию, что позволяет разместить заказы на более выгодных условиях.

Тендеры объявляются только для специально приглашенных лиц, отобранных устроителями торгов. Обычно в закрытых тендерах участвуют наиболее крупные фирмы или их консорциумы.

Если круг участников точно не определен, но ограничен какими-либо условиями, например страной, наличием специального допуска и т. п, то это тендер с ограниченным участием. Процедура закупки с ограниченным числом участников применяется в случае, если закупка работ или услуг носит сложный или специализированный характер и может быть предложена ограниченному количеству участников. Во время проведения тендеров с ограниченным участием тендерные предложения имеют право предоставлять лишь те участники, которые приглашены заказчиком принять участие в процедуре закупки.

Вид тендера, который проходит в два этапа с проведением на первом этапе переговоров по технической части предложений поставщиков. Процедура двухэтапного тендера предусматривает, что организатор тендера на первом этапе разрабатывает первоначальный (примерный) вариант технического задания, на основе которого поставщики готовят первоначальные тендерные заявки (без указания цены и других коммерческих условий). Далее организатор тендера проводит переговоры, на которых согласуются различные варианты решения задачи, предложенные поставщиками, по результатам которых организатор тендера готовит окончательный вариант технического задания.

Подача и прием заявок на тендер

Заявки на участие в тендере должны быть подготовлены поставщиками и вовремя поданы на рассмотрение заказчику — организатору тендера. Нарушение сроков подачи заявок приводит к их отклонению (дата и время окончания приёма заявок указана в конкурсной документации).

Следует отметить то, что иногда заказчик требует не только оригинал конкурсной заявки, но и несколько копий, что обеспечивает как сохранность документов, так и возможность работы с ними нескольких членов комиссии одновременно.

Необходимо упомянуть о том, что существует два варианта запечатывания копии заявки на участие в тендере. Её можно положить в конверт вместе с оригиналом или же запечатать в отдельный конверт. В последнем случае возникает необходимость пометки данного факта на страницах журнала регистрации, а также в расписке.

Чаще всего заявки на участие в тендере вкладываются в конверты, которые оформляются определённым образом и запечатываются. Кроме того, заявки должны быть зарегистрированы в специальном документе, например, в журнале регистрации, а представитель поставщика получает расписку о том, что заявка получена.

В подаче и приёме заявок участвуют два лица: член конкурсной комиссии, который принимает заявки (представитель заказчика или организатор тендера) и представитель поставщика, который должен представить заявку на участие в тендере, причём всё это происходит в офисе представителя заказчика.

Как это происходит

Итак, представитель поставщика находится в офисе организатора тендера. Последний должен убедиться в том, что конверт запечатан и оформлен по всем правилам конкурсной документации.

В том случае, когда конверт не запечатан или неправильно оформлен, организатор тендера может вернуть конверт, подробно объясняя, каким образом его нужно подготовить. Если же такая возможность отсутствует по какой-либо причине (например, заявка была подана в крайние сроки или пришла по почте), то представитель заказчика должен предупредить представителя поставщика о последствиях. И опять же нужно сделать соответствующие пометки об этом в журнале регистрации и расписке.

Таким образом, организатор тендера предлагает представителю заказчика от руки написать на конверте с заявкой на участие в тендере текущую дату и время, фамилию, имя и отчество, и поставить подпись. Сам же он оставляет на конверте пометку о том, что это принято, а также записывает текущую дату и время, фамилию, имя и отчество, и расписывается. Затем этот факт опять же помечается в журнале регистрации, после чего представитель заказчика пишет расписку об этом факте для того, чтобы передать её представителю поставщика.

Все описанные действия предназначены для того, чтобы избежать недопонимания и конфликта между заказчиком и поставщиками.

Что такое «закрытый тендер»?

Закрытый тендер проводится так же, как и открытый. Существует лишь различие в выборе участников. Если в открытом тендере может принять участие любая компания, в процессе закрытого тендера приглашение к участию не публикуется. В закрытом тендере принимают участие только те поставщики, которых приглашает заказчик. Соответственно и информация о результатах закрытого тендера не публикуется.

Существует несколько причин, из-за которых проводится закрытый тендер:

• Если только небольшое количество поставщиков обладает квалификацией, которая устраивает заказчика, или если продукция есть в наличии только у ограниченного количества поставщиков.

Следует отметить то, что, несмотря на довольно жёсткие требования к квалификации поставщиков в конкурсной документации, очень часто им соответствует большое количество компаний. Кроме того, существуют и недостаточно квалифицированные поставщики, которые, тем не менее, подают заявки, игнорируя требования заказчиков.

В результате заказчик может понести большие убытки. Он потеряет время на изучение заявок, которые вряд ли значительно отличаются друг от друга по цене и другим критериям. Следовательно, оперативность сильно снизится, а расходы на проведение закупки значительно возрастут.

Что такое «открытый тендер»?

Открытый тендер является основным способом конкурентных закупок.

В открытом тендере могут принять участие все поставщики, действующие согласно законодательству и откликнувшиеся на извещения о проведении тендера, которые распространил заказчик.

В основном подобную информацию можно найти в специализированных изданиях, например, электронных. Заказчик может разместить её на специальном Интернет-ресурсе. Кроме того, объявления могут публиковаться в газетах, журналах и в других СМИ.

Тендер проводится самим заказчиком или же уполномоченным им организатором. Главным документом проведения тендера является конкурсная документация, которая обычно распространяется бесплатно, в любом случае плата не превышает расходов её рассылки и тиражирования. В конкурсной документации расписаны процедура проведения тендера, требования к закупкам, а также требуемая квалификация поставщиков с последующими критериями выбора победителя.

Заявки на участие в тендере необходимо оформить соответственно требованиям конкурсной документации и до истечения срока, указанного в документации. Вероятно, что в заявку придётся включить список определённых гарантий, например, договор поручительства или банковскую гарантию. Следует помнить о том, что тендер не состоится, если на участие в нём подана всего одна заявка.

После подачи заявок на участие в тендере, представители поставщиков, подавших предложения вовремя и согласно установленным правилам, участвуют в публичной процедуре вскрытия заявок. Во время этой процедуры оглашается список всех участников тендера, а также стоимость их предложений.

Затем конкурсная комиссия проверяет все заявки на соответствие требованиям конкурсной документации. Сюда входит уровень квалификации поставщиков, а также оценка их правомочности. Иногда для этой процедуры привлекают экспертов.

После этого этапа и определяют победителя, с которым проводят переговоры, после которых (в случае успешного завершения) заключается контракт.

Тем не менее, переговоры не всегда завершаются успешно, и в таком случае организатор конкурса приглашает на переговоры другого поставщика, который сделал следующее по выгодности предложение. Не исключена и процедура предварительной квалификации, во время которой выбирают только тех поставщиков, изъявивших принять участие в тендере, которые предлагают товары, работы или услуги, удовлетворяя требования заказчика.

Процедура закрытого тендера

Известно, что в закрытом тендере могут принять участие только специально приглашённые поставщики. В закрытый тендер входят закупки продукции специального характера (она изготовляется и распространяется ограниченным числом поставщиков) или сравнительно небольшой объём закупки, из-за чего затраты на проведение длительных процедур не выгодны.

Закупка на закрытом тендере должна быть согласована с определёнными органами государственной власти. Это сделано для того, чтобы орган государственной власти, который имеет представление о рыночной ситуации и не зависит от государственного заказчика, подтверждает необходимость проведения закрытого тендера.

Итак, процедура проведения закрытого тендера начинается с того, что заказчик рассылает персональные приглашения на участие в закрытом тендере поставщикам, которые узнают о том, что поставщик хочет сделать закупки именно на закрытом тендере. Поставщик запрашивает конкурсную документацию, которую затем получает от заказчика и подготавливает соответственно требованиям, указанным в конкурсной документации.

Заказчик обязан ответить на все вопросы по содержанию конкурсной документации, которые задают поставщики, при этом он может в любой момент внести изменения в конкурсную документацию. Поставщики учитывают их, а затем подготовленные заявки отправляют заказчику, который их регистрирует и выдаёт расписки об их получении. Затем он вскрывает полученные конверты в присутствии поставщиков, проверяет точность их оформления и исправляет очевидные ошибки.

Далее заказчик оценивает квалификацию поставщиков, предложенную продукцию и упорядочивает заявки по мере предпочтения. Поставщикам, с которыми сотрудничество кажется наиболее выгодным, отправляется приглашение к заключению контракта.

В случае успешных переговоров, заказчик и поставщик подписывают контракт, а затем заказчик уведомляет об этом остальных поставщиков, подавших заявки на участие в закрытом тендере.

Запросы котировок связаны с закупками серийной продукции, поэтому они запрашиваются, как правило, у трёх компаний и более, а выбор поставщика происходит по сравнению цен.

Способ запроса котировок довольно оперативен и экономичен. При этом каждый поставщик может предоставить лишь одну ценовую котировку, используя стандартную форму, без возможности её изменения.

Протокол запроса котировок, к которому они все прилагаются, оформляется для документирования закупки. Чем крупнее закупки, тем ниже эффективность процедуры запроса котировок. Именно поэтому чаще всего устанавливают лимит, выше которого закупки должны проводиться уже на открытом тендере.

Ответственные за закупки специалисты в основном не любят проводить тендеры, поэтому в нормативном документе заказчика, который регламентирует закупки, прописывается невозможность их разбиения на отдельные. Цель — избежать проведения тендера.

Процедура запроса котировок на участие в тендере начинается с рассылки заказчиком запроса о стоимости продукции. В этом запросе перечислены условия поставок продукции и требования к ней. Также к документу прилагается проект контракта и форма ценовой котировки.

После того как поставщики получают этот запрос, они подготавливает ценовые котировки, учитывая изложенные требования, и отправляют их заказчику. Получив котировки, заказчик проверяет, правильно ли они оформлены, затем оценивает их и выбирает лучшую (обычно это котировка с самой низкой ценой).

Выбрав лучшую, по его мнению, котировку, заказчик отсылает поставщику приглашение на переговоры с возможным заключением контракта. Получивший приглашение поставщик, как правило, принимает его.

Если переговоры завершаются успешно, заказчик, а потом и поставщик, подписывает контракт. В случае подписания контракта с поставщиком, заказчик должен известить об этом других участников тендера.

Те процедуры, которые мы в настоящее время называем тендерами, известны миру достаточно давно. В России же появление подобия современного тендера (или конкурса) относят к XVII веку, к петровским временам. Во время революционных перестроек тендеры, в общем-то, перестали существовать, ведь основная часть больших предприятий была национализирована.

Прошло более семидесяти лет, и постепенно обычай проводить торги сошёл на нет. Тем не менее, уже в 80-х годах строительная отрасль стала пользоваться подрядными торгами. В то же время строительные компании принимали участие даже в международных тендерах, хотя нормальной конкурсной системы размещения заказов даже для нужд государства в России ещё не было. Только в начале 90-х годов началось активное формирование этой системы.

Сама структура тендера была создана в США (после Второй Мировой Войны) для того, чтобы бороться с коррупцией. Известно, что в 1946-м году на восстановление немецких городов было выделено немалое количество денег, большая часть которых была роздана американских чиновникам в качестве взяток.

Чтобы избежать подобных ситуаций в дальнейшем, американцы постарались создать процесс выбора поставщика как можно объективнее, расписав в деталях пошаговые действия этой процедуры. Именно таким образом и возникла процедура проведения тендера.

К такому же решению пришли в пятидесятых годах в ООН. Комиссия по праву международной торговли (ЮНСИТРАЛ) издала стандартный закон о закупках товаров, услуг и работ, который был хорошо проработан. В законе детально были описаны процедуры проведения тендеров. Несмотря на то, что закон носит скорее рекомендательный характер, большинство стран приняли его, внеся небольшие поправки или полностью в том виде, в котором он был написан.

Следует отметить, что этот закон стал основой создания правил международных инвестиционных фондов (например, как Международного Банка Реконструкции и Развития как подразделения Мирового Банка, так и самого Мирового Банка).

В негосударственный сектор экономики тендеры перешли в шестидесятые годы. И даже Европейский Банк Реконструкции и Развития, который финансирует по большей части коммерческие структуры, работает практически по тем же правилам проведения тендеров, что и Мировой Банк.

Процедура двухэтапного тендера

Процедура двухэтапного тендера начинается с привлечения конкурсных заявок: заказчик рассылает поставщикам персональные приглашения к участию, после чего поставщики запрашивают конкурсную документацию и получают её от заказчиков.

Поставщики подготавливают первоначальные конкурсные заявки так, как положено, и отправляют их заказчику, при этом заказчики отвечают на все вопросы, возникшие при этой процедуре, а поставщики исправляют заявки в соответствии с возникшими изменениями.

Получив заявки на участие в тендере, заказчик регистрирует их и выдаёт расписки о получении. В случае необходимости заказчик проводит с поставщиками переговоры. Затем заказчик оценивает все заявки и проведённые переговоры и вносит изменения в первоначально установленные технические требования, уведомляя об этом поставщиков.

Теперь поставщики должны представить окончательные заявки на участие в двухэтапном тендере или отказаться от участия.

Когда заказчик принимает окончательные заявки на участие в тендере, он опять выдаёт расписки о получении и теперь проводит процедуру вскрытия конвертов в присутствии поставщиков (если поставщики не присутствуют на процедуре, они получают информацию о результатах). Заказчик смотрит, на сколько правильно и полно заполнены заявки и исправляет значимые ошибки, при этом поставщики либо соглашаются с исправлением, либо нет.

После этого заказчик оценивает квалификацию поставщиков и их правомочия относительно этой деятельности, коммерческую и техническую часть окончательных заявок и выбирает самые предпочтительные заявки.

Таким образом, поставщик получает приглашение к заключению контракта. После подписания контракта поставщиком и заказчиком, последний извещает остальных участников тендера о том, что контракт подписан.

Что такое «двухэтапный тендер»?

Двухэтапный тендер может проводиться в нескольких случаях:

• Если заказчик собирается проводить с поставщиками переговоры, чтобы выяснить возможности обеспечения выполнения контракта.

Итак, первый этап двухэтапного тендера происходит таким образом, что поставщики не указывают цены, а только представляют техническую специфику предложений.

Заказчик имеет право на проведение переговоров с любым поставщиком, а по окончании этапа вносит в конкурсную документацию дополнения и/или изменения. После этого не отвечающие квалификационным требованиям заявки поставщиков могут быть отклонены.

Второй этап двухэтапного тендера требует от поставщиков представления итогового технического предложения, которое должно быть составлено с учётом изменений конкурсной документации, а также предложение по цене.

Все полученные предложения оцениваются так же, как и при процедуре открытого тендера.

Следует отметить, что иногда к двухэтапным тендерам причисляют тендеры с предварительным отбором по классификации, считая это первым этапом, но это неправильно. В действительности же это всего лишь вариация одноэтапного тендера.

Система госзакупок

На сегодняшний день система тендеров в России достаточно хорошо работает и активно развивается. Тем не менее, существует ряд проблем, связанный с процедурой проведения тендеров в нашей стране.

Например, несмотря на положительную динамику расходования финансовых средств через систему тендеров, обычно эти суммы реально меньше потраченных на госзакупки средств. К сожалению, статистика не отражает полную информацию о конкурсах, хотя и свидетельствует об увеличении количества проводимых тендеров.

Минус закрытых тендеров в том, что они позволяют нарушать права поставщиков, хотя в настоящее время проигравшие поставщики зачастую отстаивают свои права в суде, причём весьма удачно. Большую проблему представляет и юридическая несогласованность: деньги выдаются госструктуре в том случае, когда прошла процедура конкурса (была представлена копия протокола о проведении конкурсных торгов), но если это была согласованная с Минэкономразвития закупка из единственного источника, то это уже не тендер.

Процедура проведения тендера проводится в том случае, если размер закупки больше двух тысяч минимальных оплат труда, в результате чего госорганизации стараются избегать конкурсной процедуры.

Кроме ценового отказа от тендера, есть и техническая причина, которая в нашей стране игнорируется. Ведь запрос котировок проводят только тогда, когда продукция у всех поставщиков одинакова (как раз в этом случае выбирают самое выгодное ценовое предложение). Однако услуги на заказ выходят за рамки стандартного товара, поэтому запрос котировок в этом случае использоваться не может.

Зарубежные страны предлагают публиковать в прессе намерения и запросы заказчика даже в случае запроса котировок или проведения закрытого тендера. Но это просто уведомление, поэтому никто не обязан давать подобную информацию и нельзя заставить заказчиков делать это.

Несмотря на всё это, сегодня система госзакупок в России позволяет поставщикам получать верную информацию о тендерах. Постепенно исчезают трудности первого рабочего этапа конкурсных торгов. Система госзакупок в нашей стране становится более открытой и конкурентно способной, что очень важно для поставщиков.

Запрос предложений

Запрос предложений является основным способом закупки услуг. Эта процедура также может применяться тогда, когда заказчик имеет представление о цели закупки, но не совсем понимает, каким образом можно это сделать, поэтому он запрашивает варианты у поставщика.

Запрос предложений используется в том случае, если все конкурсные заявки в результате открытого тендера были отклонены, или на тендер вообще не были представлены заявки (в таком случае причиной может быть не трудность задачи, а неудачное привлечение поставщиков к участию в тендере).

Обычно заказчик упоминает в запросе предложений ожидаемый от поставщика результат или общую информацию о желаемой закупке товаров, услуг или работ. Сам запрос предложений может состоять из нескольких информационных частей.

Сюда входит информация о заказчике, требования к техническим и другим параметрам закупки, требования, которым должен соответствовать сам поставщик, список критериев, по которым оцениваются предложения, определённые требования к оформлению документации, а также сроки, форма и место представления предложений.

Когда заказчик получает предложения, он может провести переговоры с участниками тендера. по итогам которых он вправе внести какие-то изменения в предложении. Главное, чтобы в переговорах могли участвовать все поставщики, чьи предложения не были отклонены. После окончания переговоров такие участники тендера могут представить уже окончательные предложения, которые уже впоследствии сравниваются.

Во время запроса предложений хорошо бы посылать участникам тендера определённые формы для заполнения, потому что предложения поставщиков, которые поступают в произвольной форме, часто не содержат полную информацию для заказчика, даже тогда, когда в запросе указана необходимость обязательных ответов на все поставленные вопросы. Именно поэтому такие формы впоследствии будет трудно сопоставлять.

Ошибки организаторов и участников тендера

Организаторы тендера часто делают более или менее очевидные ошибки во время процедуры торгов. Мы перечислим лишь самые распространённые.

Довольно часто организаторы тендера создают его именно под предложение конкретного поставщика. Таким образом, в конкурсную документацию включают ошибочную или некорректную техническую спецификацию.

Кроме этого, известны случаи и сокрытия информации, которое проявлялось в представлении неполного комплекта конкурсной документации или в запоздалых приглашениях к участию в тендере. Здесь же отметим ещё одно нарушение — уменьшение срока подготовки конкурсных предложений.

Как известно, стоимость конкурсной документации не должна превышать расходов на тиражирование, однако известны случаи, когда организаторы тендера завышали её стоимость, чтобы окупить не только тираж, но и разработку. Сама двусмысленная формулировка или неясность в конкурсной документации встречается нередко, также являясь ошибкой организаторов тендера.

Одной из очевидных ошибок является внесение избыточных требований, таких как искусственное ограничение или неоправданное завышение требованиям к квалификации участников тендера. Здесь же можно отметить и нарушение правил проведения тендера, прописанных в конкурсной документации. Например, предложения оценивают по тем критериям, которые не предусмотрены конкурсной документацией.

Конечно, существует причина таких нарушений. Это недоработанное законодательство и недостаточная квалификация специалистов по госзакупкам, а также просто незаконные действия. Кроме того, у контролирующих органов (например, Минэкономразвития) возможности довольно ограничены, что опять же не способствует улучшению ситуации.

Тем не менее, и поставщики зачастую совершают ошибки. Наиболее распространёнными являются отсутствие чёткого плана работ из-за того, что предложение готовят в крайние сроки, незнание процедур проведения тендера и законов, относящихся к госзакупкам, а также невнимательное отношение к требованиям конкурсной документации.